ELA SAS , sociedad identificada con NIT No. 901.396.131-4, que se encuentra comprometida con el uso legal, la seguridad, la privacidad y tratamiento de la información personal que recolecta, almacena, usa, circula y/o suprima, de acuerdo con los fines pertinentes, según lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, y en desarrollo del compromiso institucional para el adecuado tratamiento de la información, establece su política de tratamiento de datos personales aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre  ELA SAS , y cuyo titular sea una persona natural.

1. DEFINICIONES
A continuación, se relacionan las definiciones y conceptos relevantes para el correcto entendimiento y aplicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales:
1.1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

1.2. AVISO DE PRIVACIDAD:  Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

1.3. BASE DE DATOS:  Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.

1.4. DATO PERSONAL:  Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

1.5. DATO PÚBLICO:  Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

1.6. DATO SEMIPRIVADO:  Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266 de 2008.

1.7. DATOS SENSIBLES:  Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

1.8. DATOS PRIVADOS:  Son los datos que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el titular.

1.9. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

1.10. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:  Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

1.11. TITULAR:  Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

1.12. TRANSFERENCIA:  La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país, y que tiene un poder decisivo sobre el uso de los datos personales correspondientes.

1.13. TRANSMISIÓN:  Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento de datos personales por parte del Encargado  del mismo, por cuenta del Responsable de dicho tratamiento.

1.14. TRATAMIENTO:  Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


2. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales de los titulares que han dado su consentimiento a ELA SAS para este, así como las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, canales de atención, y procedimientos ligados al tratamiento de los datos personales en las diferentes actividades que ejecuta la sociedad.

3. ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ELA SAS, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.
Todos los funcionarios, contratistas y terceros que tengan relación con INDUSTRIAS DE ELA SAS, y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre del Responsable: INDUSTRIAS DE ALIMENTOS DON JACOBO S.A.S. EN REORGANIZACIÓN – ELA SAS
NIT: 800156165-9
Dirección: CARRERA 33 # 42-51, BUCARAMANGA
Área/persona encargada: MARÍA FERNANDA HERNÁNDEZ– RECURSOS HUMANOS
Correo electrónico:  [email protected]


5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
ELA SAS  realiza la recolección, recepción, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento, compilación, transferencia o transmisión de datos personales con entidades públicas con las que se tiene la obligación de reportar información, o con entes y personas naturales de carácter privado con las cuales se encuentra vinculada a través de contratos, acuerdos y/o convenios.
El tratamiento específico para cada base de datos personales debe ser definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la información.

6. FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Según el titular de los datos personales, es decir según se trate de empleado, contratista, cliente, proveedor u otros que hayan suministrado sus datos en función del objeto social de la sociedad,  ELA SAS  tratará los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades:

• Pago de salarios y obligaciones como empleador, tales como afiliaciones, aportes a seguridad social, cajas de compensación tanto de empleados como de sus familiares.

• Control de novedades laborales tales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.

• Realización y control de asistencia del personal a capacitaciones.

• Expedición de certificaciones laborales.

• Atención de Peticiones, Quejas, Recursos y Solicitudes.

• Garantía de la seguridad a través de sistemas de video vigilancia.

• Gestión de requerimientos internos.

• Gestión de requerimientos externos por parte de alguna entidad jurisdiccional del orden público nacional o internacional.

• Envío de comunicaciones de interés por medio de SMS, WhatsApp y/o correo electrónico.

• Envío de información sobre campañas promocionales por medio de correo electrónico, SMS o WhatsApp.

• Gestión de suscripción al Club los Amigos de Don Jacobo, incluyendo el envío de información personalizada acerca de nuestros productos o servicios a través de diversos medios (como el correo electrónico, WhatsApp o SMS).

• Garantizar el acceso a otros servicios, si estuvieran disponibles, por ejemplo, degustaciones gratuitas, invitación a eventos pasteleros especiales, descuentos especiales para el día del cumpleaños del titular, entre otros descuentos.  
 
• Realizar acciones y encuestas de calidad destinadas a conocer el grado de satisfacción de nuestros clientes y usuarios.

• Llevar a cabo acciones promocionales (por ejemplo, para el desarrollo de concursos o, si estuviera disponible, el envío de la lista de artículos guardados al correo electrónico proporcionado).

• Difundir en la Plataforma o a través de nuestros canales en las redes sociales fotografías o imágenes que los titulares hayan compartido de forma pública.

• Emitir facturas en virtud de la venta de productos.  

• Gestionar el pago de los productos a través de la página web.

• Activar los mecanismos necesarios con objeto de prevenir y detectar el uso indebido de la Plataforma, por ejemplo, durante el proceso de compra y devolución, así como potenciales fraudes contra el titular y/o contra Nosotros durante el proceso de compra.

• Analizar el perfil del usuario o cliente para determinar cuáles son sus preferencias y por tanto cuáles pueden ser los productos que más se adecúen a sus intereses para enviar información. 

• Mostrar a los titulares publicidad en Internet que podrán ver cuando naveguen en sitios web y apps, por ejemplo, en redes sociales. La publicidad que vean puede mostrarse de modo aleatorio, pero en otras ocasiones se trata de publicidad que puede estar relacionada específicamente con su historial de compras, preferencias y navegación.

• Combinar los datos personales registrados por los titulares en determinadas circunstancias con el fin de mejorar nuestra comprensión de sus necesidades y preferencias en relación con los productos y servicios (incluidas las finalidades de análisis, generación de perfiles de uso, estudios de marketing, encuestas de calidad y mejora de la interacción con nuestros clientes). 

• Gestionar posibles cambios de productos o devoluciones de dinero de manera posterior a una compra.  

• Solicitar cotizaciones para la realización de posibles compras de bienes y servicios.

• Solicitar facturas en virtud de compras de bienes y servicios realizadas.

• Realizar pagos y gestión de cobro de cartera por medio de llamadas telefónicas, SMS, WhatsApp o correo electrónico. 

• Proceso de seguridad para el ingreso a las instalaciones. 

• Las demás previstas en las respectivas autorizaciones de tratamiento de datos.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

7.3. Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le han dado a sus datos personales.

7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

7.6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.


8. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
ELA SAS  cuenta con los canales que se mencionan a continuación para la recepción de las solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y/o supresión de datos personales.

CANAL DE ATENCIÓN DATOS DE CONTACTO
Correo Electrónico:  [email protected]
WhatsApp: 315 3027211 / 3164804175
Dirección en domicilio principal: CARRERA 33 # 42-51, BUCARAMANGA

9. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Para facilitar el ejercicio de los derechos que establece la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales,  ELA SAS  pone a disposición de los titulares, causahabientes, representantes y/o apoderados de los mismos, los distintos mecanismos a través de los cuales se puedan ejercer los derechos sobre los datos personales que han sido objeto de tratamiento.

9.1. DERECHO DE ACCESO
El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento, sin necesidad de justificación alguna, lo cual permite que el titular del dato personal pueda controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad del mismo, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas para los mismos.

En caso de que se actúe como causahabiente(s), representante y/o apoderado, deberá aportarse, además del documento de identidad, un documento que acredite tal calidad.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de atender su derecho de acceso.

9.2. DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN
El titular o los causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por parte de ELA SAS debe ser corregida, actualizada, o que de ella se advierta el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo.

La solicitud de reclamo debe ser dirigida a  ELA SAS,  a través de cualquiera de los canales dispuestos en la presente política de tratamiento de datos personales, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y el acompañamiento de los documentos que se quiera hacer valer como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos que avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos en nuestras bases de datos.

9.3. DERECHO DE SUPRESIÓN DE DATOS
El titular de los datos personales, sus causahabientes o apoderado, tienen el derecho de solicitar la supresión de sus datos personales contenidos en las bases de datos de ELA SAS, cuando se cumpla cualquiera de los siguientes escenarios:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por  ELA SAS . Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y, en consecuencia, el responsable del tratamiento podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstruya actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

10. DEBERES DEL RESPONSABLE Y LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
ELA SAS, junto con el personal que tenga a su cargo el tratamiento de datos personales, tendrán como obligaciones en el marco del régimen de protección de datos personales, las siguientes:
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, garantizando su confidencialidad e integridad.
• Mantener actualizada la información, requiriendo al titular de ser necesario. 
• Rectificar la información cuando esta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de la información.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Todas las responsabilidades señaladas en el artículo 17 y artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.


11. VIGENCIA 
La presente Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales ha sido aprobada y adoptada por parte de ELA SAS el día 01 de mayo de 2024 y su vigencia inicia desde el momento de su aprobación.